Pour dématérialiser efficacement vos notes de frais, le choix de la solution dépend principalement de la taille de votre entreprise, de votre budget et des outils comptables/RH déjà en place.
Voici une sélection des meilleures solutions du marché, classées par profil et besoin :
1. Les pure-players (Spécialistes de la note de frais)
Ces logiciels sont dédiés à 100 % au traitement des notes de frais, avec des applications mobiles performantes et des scanners OCR (reconnaissance automatique des reçus).
- Expensya : L'un des leaders en France et en Europe.
- Points forts : OCR très rapide (champs remplis automatiquement à partir d'une simple photo), gestion automatique des indemnités kilométriques, conversion multi-devises.
- Pour qui ? De la PME à l'ETI.
- N2F : Réputé pour sa simplicité d'utilisation et son support client réactif.
- Points forts : Scan intelligent très fiable, application mobile fluide utilisable hors-ligne, règles d'approbation personnalisables.
- Pour qui ? TPE, PME et entreprises avec beaucoup de collaborateurs sur le terrain.
- Cleemy (par Lucca) : S'intègre dans la suite RH de l'éditeur Lucca.
- Points forts : Interface très ergonomique, paramétrage fin des plafonds de dépenses, intégration parfaite avec la paie et la gestion des congés/absences.
- Pour qui ? PME et ETI qui recherchent un outil s'intégrant dans leur écosystème RH.
2. Les solutions globales (Note de frais + Cartes de paiement)
Si vous souhaitez éviter que vos collaborateurs n'avancent les frais, ces outils combinent la dématérialisation et la mise à disposition de cartes bancaires d'entreprise.
- Spendesk : Solution complète de gestion des dépenses d'entreprise.
- Points forts : Fournit des cartes virtuelles (pour les achats en ligne) et physiques (pour les déplacements), permet le suivi en temps réel des budgets et la collecte automatique des justificatifs.
- Pour qui ? Startups, Scale-ups et PME en forte croissance.
- Mooncard : Cartes corporate ultra-paramétrables reliées directement au logiciel de gestion.
- Points forts : À chaque paiement par carte, le collaborateur reçoit un SMS pour prendre en photo le ticket, la dépense est pré-remplie à 100 %.
- Pour qui ? Entreprises ayant des collaborateurs itinérants (commerciaux, chauffeurs, techniciens).
3. Les modules intégrés (Comptabilité & Paie)
Si vous utilisez déjà l'une de ces plateformes, vous pouvez dématérialiser vos notes de frais sans ajouter un nouveau logiciel :
- Pennylane : Si votre comptabilité est gérée dessus, l'application intègre la saisie des notes de frais par photo et les répercute directement dans les journaux comptables.
- PayFit : Si vous l'utilisez pour la paie, le module note de frais permet aux salariés de faire leurs demandes qui, une fois validées, sont répercutées directement sur le bulletin de paie du mois.
4. Pour les grands groupes & International
- SAP Concur : Le standard mondial des grandes entreprises.
- Points forts : Très puissant, gestion intégrée des réservations de voyages d'affaires (Travel & Expense), gestion multi-filiales et multi-devises complexe.
- Pour qui ? Grandes entreprises et multinationales.
📌 Les 4 critères clés à vérifier avant votre choix :
- L'archivage à valeur probante (norme NF Z42-026) : Assurez-vous que l'outil possède cette certification en France. Elle garantit que la copie numérique a la même valeur légale que le papier et vous autorise à jeter définitivement les tickets papier.
- La qualité de l'OCR (lecture automatique) : Testez l'application mobile pour vérifier que le taux d'erreur de saisie est faible (date, montant TTC, TVA, nom du commerçant).
- L'intégration comptable : Le logiciel doit pouvoir exporter automatiquement les écritures vers votre logiciel comptable (Sage, Cegid, Pennylane, QuickBooks, etc.).
- Le modèle tarifaire : La plupart fonctionnent au forfait par utilisateur actif/mois (généralement entre 3 € et 8 € par utilisateur).